ПОЛОЖЕНИЕ
предприятия о работе с дебиторской задолженностью

Целью настоящего положения является установление порядка работы с дебиторской задолженностью, направленного на своевременное выявление дебиторской задолженности и ее погашение.

1. Выявление дебиторской задолженности

1. Просроченной дебиторской задолженностью считается задолженность, которая не погашена в предусмотренные договором сроки. В случае отсутствия договора - в течение месяца с момента произведению оплаты (поставки) предприятию-дебитору.

2. Ежемесячно не позднее _____ числа месяца, следующего за отчетным, ФО формирует реестр просроченной дебиторской задолженности по подразделениям и передает руководителям подразделений.

3. Руководители подразделений в срок до ______ проводят сверку полученных орт ФО данных, а также направляют в ФО служебные записки согласно п.4 настоящего Положения.

4. Руководители подразделений в случае несоответствия информации ФО фактическому состоянию дел, направляет в ФО служебную записку с указанием ошибки и обоснованием своей точки зрения.

5. На основании указанной служебной записки ФО производит проверку, по окончании которой принимает решение о внесении изменений в реестр дебиторской задолженности и уведомляет об этом руководителей ответственных подразделений.

6. В случае, когда задолженности предприятий фактически погашены, но отражаются в реестре ввиду отсутствия или непредставления в срок первичных документов, руководители подразделений в служебной записке, направляемой в ФО, должны указать срок, в который необходимые документы будут представлены или причины невозможности их представления.

7. Руководители подразделений в случае необходимости (например, при существенном ухудшении финансового состояния должника) предоставляют в ФО сведения об этой задолженности до истечения срока ее истребования или до установленной даты предоставления информации о ней в ФО.

8. Скорректированный реестр просроченной дебиторской задолженности по предприятию ФО не позднее ________ числа выносит на рассмотрение на совещание по внутренней экономике.

2. Назначение ответственных лиц в подразделениях

1. Руководитель подразделения до совершения подразделением хозяйственной операции назначает ответственного по ней.

2. В случае необходимости временного или постоянного устранения ответственного от дел (отпуск, увольнение) руководитель подразделения назначает нового ответственного и контролирует процесс передачи дел и документов от ранее назначенного ответственного новому.

3. Увольнение или направление в отпуск ранее назначенного ответственного производится только после полной передачи дел новому ответственному.

4. В случае, если руководителем подразделения по какой-либо причине новый ответственный не был назначен или не обеспечен процесс передачи дел и документов от ранее назначенного ответственного новому, то ответственным является непосредственно руководитель этого подразделения.

5. В случае ликвидации ответственного подразделения новое ответственное подразделение назначается заместителем генерального директора, курирующего данное подразделение.

3. Назначение ответственных в случае проведения многоступенчатых (бартерных) операций или проведения взаимозачетов

1. В случае проведения многоступенчатых (бартерных) операций или проведения взаимозачета на предприятии имеют место подразделение-поставщик и подразделение-покупатель.

2. Руководители подразделения-поставщика и подразделения-покупателя до совершения хозяйственной операции назначает ответственных по предстоящей операции.

3. Подразделение-поставщик немедленно информирует подразделение-покупатель о факте поставки продукции контрагенту или проведения взаимозачета.

4. С момента поставки продукции контрагенту или проведения взаимозачета ответственным по гашению возникшей дебиторской задолженности является подразделение-покупатель.

5. Подразделение-поставщик предоставляет подразделению-покупателю всю необходимую информацию о предприятии-дебиторе.

4. Содержание служебной записки по просроченной дебиторской задолженности

Служебная записка по просроченной дебиторской задолженности, направляемая руководителем подразделения в ФО, должна содержать следующую информацию:

• Полное наименование предприятия-должника с указанием организационно-правовой формы.

• Сумма задолженности и дата ее возникновения (предусмотренный договором срок гашения задолженности).

• Признает ли предприятие-дебитор сумму задолженности, не предъявляет ли встречные претензии, имеются ли акты сверки задолженности.

• Какие меры предпринимались подразделением для гашения этой задолженности, предложения руководителя подразделения по гашению задолженности.

• Направлялись ли должнику юридическим отделом претензии, заключение юридического отдела о возможности взыскания с должника в судебном порядке суммы задолженности и финансовых санкций.

5. Рассмотрение вопросов по просроченной дебиторской задолженности на совещаниях по внутренней экономике

1. Рассмотрение вопросов просроченной дебиторской задолженности подразделений включается в повестку дня совещаний по внутренней экономике финансовым отделом.

2. В повестку дня совещаний по внутренней экономике финансовым отделом в обязательном порядке включаются вопросы погашения дебиторской задолженности, ранее фактически погашенной, но отражаемой ввиду отсутствия или непредоставления в срок необходимых первичных документов - в случае просрочки предоставления руководителем подразделения согласованного с ФО срока предоставления документов.

3. Руководители подразделений в случае необходимости (например, при существенном ухудшении финансового состояния должника) могут являться инициаторами обсуждения вопроса по конкретной дебиторской задолженности до истечения срока ее истребования.

4. На совещании руководитель ответственного подразделения сообщает о причинах возникновения задолженности, свои предложения по ее гашению и сроках, заключение юридического отдела о возможности истребования задолженности в судебном порядке, прочие сведения.

5. При необходимости на совещании принимается решение передать вопрос погашения задолженности в юридический отдел или службу безопасности.

6. Руководитель подразделения, имеющего просроченную дебиторскую задолженность, отчитывается о мерах, предпринятых для гашения имеющейся дебиторской задолженности, раз в две недели, до момента ее полного погашения.

6. Свертывание дебиторской и кредиторской задолженности

1. Свертывание дебиторской и кредиторской задолженности производится финансовым отделом.

2. Ответственным за подписание документов со стороны контрагентов по свертыванию задолженности являются руководители ответственных подразделений.

   ©1999-2008 Cherny Consulting Group All rights reserved.